For å bli en bruker ved Fagskolen må man ha et formalisert forhold til Fagskolen. Et formalisert forhold har den som er ansatt, opptatt til studier eller som har en skriftlig avtale med Fagskolen om sin tilstedeværelse.
For å bli bruker skal et minimumssett av ens persondata finnes i et av de administrative systemene til Fagskolen. Dette kan være studentsystemet eller personalsystemet. De opplysningene som må registreres er:
Visse typer ansatte kan ha en tilknytning som ikke etter sitt formål behøver å bli en bruker av IT-tjenestene. Dette skal i så fall være grunnet objektive kriterier og utvelgelse skal skje på grunnlag av formelle roller. Dette skal fremgå av registreringen i student- eller personalsystemet.
Ved registrering av nye individer i enten student- eller personalsystem skal det automatisk bygges en brukerkonto til vedkommende. Dette gjelder ikke hvis:
Finnes det allerede en brukerkonto og denne skal benyttes, må det sikres at de over nevnte pliktige personopplysninger er tilstede i oppdatert form.
Etter at brukerkonto er bygget skal brukernavn og passord (eller annen autentiseringsinformasjon, f.eks. pin-kode) sendes bruker på sitt arbeids-/studiested. Samtidig skal brukeren få informasjon om IT-ressursene og reglene for bruk av disse.
IT-avdelingen skal som regel ikke bygge brukere som ikke finnes i enten student- eller personalsystem. Unntak fra dette kan skje hvor tekniske forhold nødvendiggjør det. Ved manuell registrering skal også de over nevnte pliktige personopplysninger registreres. Manuelt opprettede brukere skal ikke være gyldige i mer enn ett år. Det kan settes som vilkår at brukeren ved første anvendelse/aktivering av brukerkonti selv velger et nytt passord/pinkode e.l.
En brukers konto ved Fagskolen skal ha en like lang varighet som tilknytningen brukeren har til institusjonen har. I tillegg kan brukeren få tre måneder til å rydde opp i sine forhold før kontoen blir sperret.
Ved opphør av brukerens tilknytning etter registrering i enten student- eller personalsystem skal brukeren varsles om at kontoen sperres om 3 måneder og at brukeren i denne perioden må ta sikkerhetskopi av alle filer som brukeren ønsker å beholde.
Etter 3 måneder sperres brukerens konto. Etter ytterligere seks måneder slettes brukerens konto. Sikkerhetskopierte data slettes etter 5 år.